Back to basis : Gething Things Done™ by David Allen & my soft skills.

“No software, seminar, cool personal planner, or personal mission statement will simplify your workday or make your choices for you as you move through your day, week, and life.”

Wednesday at work I had a big important meeting with the super boss of everything. During the meeting come up some goal to achieve and I feel the exigence to review my planning system in order to get (finally) my PhD title. 

 

Work Shop offer by the University of Münster
 

At home I take out from the bookshelf the material that Dr. Eva Reichmann give us, more that one year ago, during the work shop “Coming in term with your doctorate” offer by the University of Münster. I really enjoy go back to this compact small collection of tricks and tips for time menagment in according with the personality that characterize every of us. According with my personality (NTPE) my big problem is how to deal with tasks that derive from ideas that pop up in my mind like a tornado every second. 

Be scientists mean to me swimming  in a infinite ocean of possibilities. Every item that I find is for “the eyes of my mind” incredible attractive. I don’t find peace until I don’t end to dissect every single component of every single “Stuff” that come to me. So come up two main problem that I have to deal with every day of my life:

  • Problem #1: time is limited. 
  • Problem #2: not everything it is urgent(U) and important (I). 

Summary: I have a lot of “stuff” that have to be organized in a Time Frame

That seems to be easier, but for ENTP personality it is not. Control thoughts takes an huge amount of energy for me. It is like a continue battle to take my mind back to the current moment and do what I should do, and not what my mind find attractive. 

Here GTD© by David Allen, offer a god method for dealing with the amount of stuff and organize them effectively, without loosing ideas. 

The first action when you start implementing the method it is the most difficult step for a stationary addicted: you have to decide the physical instruments to use for collecting stuff. 

For collecting objects I decide to use a Plastic square box. For collecting idea the decision process is a more difficult matter. 

This is what I have at home: 

  • Ring binder : Filofax Domino (A5), Filofax  Calipso (Personal Compact), Cartesio InTempo (Personal), Filofax Finsbury (Personal), Kaufpark binder (Pocket) 
  • Notebook: Midori™ Traveler’s Notebook in Regular  & Passport size. 
  • Hobonichi techo (A6)
  • iPad mini & iPad 4

I start the decisional process saying that Hobonichi is the first thing that I do not consider as appropriate for GTD, it is a good Agenda, but the diary it is not the only a component of GTD©. Daily to do lists, in opinion of Allen, increase frustration and them should be replace for context organized Action Lists. 

Calendar should contain only Action Time Sensitive (ATS) like : Appointments, Events and Due Date.

Organizer or digital devices seams to be more indicated. Here the war between the nerd bioinformatic scientist and the old school stationary supply lover take place. In this war “paper and pen” win slightly, because I simply find easier trust the “concrete” paper respect to the cyber space. It is really a personal issue. We could spend years discussing what is better but, at the end,  you should listen your heart and go for it. 

Traveler notebook vs Filofax/InTempo : ring vs elastic. The contest that devide the planner community in the current days, after that the made in Thailand notebook system arrived in Europe and U.S. Here rings win in a GTD based system since it is easier to have illlimitaded possibility in therm of number of pages, organized in sections, respect limited number of notebook with limited number of pages. Moreover, organizer content can easily change on the go and be archive and properly organized for future reference. MTN could work only if you have a notebook for each project plus a calendar. If you have a huge collection of cover you can go for it, maybe trying to split the notebooks according by contexts. 

Now, decided that Organizers are the most easy way to implement GTD© in my life I should pick one from my bookshelf and setup it for the current week. For doing that, I open my binder one at the time, analysing the feelings that each of them are giving to me. Feeling, yep. Each of my binder have a story. For example, a series of coincidence make me the new owner of a fabulous Van dear Spek that will be at home soon. Another one. I purchase my InTempo during a conference were I did a god talk. 

So … The winner is the “InTempo” because feeling a god scientists in this particular moment of mylife it is what I need to coming in term with my PhD. 

Curious about the Diary insert that I decide to use? Follow me and read the next post. 

[How to] Print DIY-Fish with a MAC – Come stampare DIY-Fish con un MAC

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This tutorial is for Life Mapping (TM) costumers. – Questo tutorial è per gli utilizzatori del sistema LM
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Print only the first page using 100 % proportion. Reinsert the page in the printer – Stampa solo la prima pagina usando il 100% delle proporzioni. Re-inserisci la pagina nella stampante.
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Print the second pages using: 100% size & flipping the page you should find the option in the Layout window – Stampa la seconda pagina di nuovo selezionando il 100 % di dimensioni e invertendo la stampa. Dovresti trovare questa optione nella finestrra Layout

La tua nuova Filofax [ITA] : Guida all’uso

E lì, finalmente nelle tue mani, hai guardato mille video su YouTube a proposito di Filofax Setup, ma hai paura di far danni e oltretutto non sai bene da che parte cominciare. Bene. Questo post ti aiuterà a capire che cosa ci devi fare con quel pezzo di bellezza celestiale che sta ancora intonso nella plastichetta prottettiva.

Se non hai comprato una Filofax di seconda mano, quello che la tua Filofax conterrà sarà:

  •  6 divisori aqua e viola oppure Coton Cream (numerati o pre-scritti);
  • in alcuni modelli, sopratutto quelli molto costosi in pelle, potresti trovare anche dei divisori dalla A alla Z;
  • qualche foglio a righe bianco, rosa e verde acqua, qualche foglio a quadretti;
  • qualche foglio completamente bianco;
  • la settimana su due pagine firmata Filofax;
  • un flyleaf ovvero un foglio di acetato leggero pre forato;
  • un calendario annuale su una pagina;
  • alcune pagine info.

Bene. Togli tutto. Si hai capito bene. Togli tutto. Tranne il Flyleaf … quello lascialo!  Non buttarlo!! Conterrà i tuoi sticky notes.

Si certo di avere almeno un’ora libera da questo momento in poi, e di essere in un posto tranquillo senza troppe distrazioni in quanto da questo momento in poi cercheremo insieme di capire di cosa hai bisogno nella tua agenda.

Ora ricicla un foglio bianco che era dell’agenda e fai una lista di tutte le cose che al 100 % ti servono nell’agenda. Chiediti : cosa voglio scriverci qui? Posso raggruppare le informazioni tra loro? Se si, fanno parte di una stessa categoria? Come è la mia vita di tutti i giorni? Ho pochi o tanti appuntamenti? Ho tante date da tenere mente? Progetti a lungo o breve termine? Ecc …

Non devi avere a questo punto paura di “sbagliare”, non c’è un giusto e sbagliato, e il bello degli anelli è che potrai cambiare sulla base delle tue esigenze.

Ora che hai un’idea dell’utilizzo che vuoi fare della tua agenda è il momento di cercare on – line le risorse necessarie per fare in modo che quello che hai in mente diventi realtà.

Questione Agenda … perché spendere quando puoi averla gratis?!

Prima di far del male fisico al tuo portafoglio e gettarti a capofitto tra i negozi on-line seguendo suggerimenti ottenuti nei gruppi fb, cerca on – line tra le centinaia di risorse gratuite. Uno dei siti migliori, oltre a mylasteureka, è Phylofaxy. Qui nella sezione “Diary” e “File” trovi inserti per tutti i gusti e tutte le dimensioni. Naviga nel sito e scarica direttamente il file in pdf o i file risorsa per modificare gli inserti a tuo piacimento, e ricorda NON pensare nemmeno per caso di rivendere gli inserti modificati. Cito dal sito :

This work by Philofaxy is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 3.0 Unported License. Please download, adapt, use, share, but don’t charge or use commercially.

Quindi no! Non si fa! E non comprate inserti che sono palesemente la modifica degli inserti distribuiti con gentilezza da Steve.

Bene ora che hai scelto il calendario che ti piace stampalo, taglialo e facci i buchi.

Divisori

Questa è la parte più divertente del mondo Filofax. Alcune persone hanno fatto del creare divisori una vera e propria professione, e anch’io nonostante la mia ciompaggine spesso aiuto chi non se la sente e per pochi euro realizzo divisori con grafiche personalizzate per i divisori. Ma se vuoi lanciarti nell’opera hai tutta il mio sostegno. Ecco come realizzare i tuoi divisori in tre semplici mosse

  1. Cerca immagini che ti piacciono sulle riviste oppure cerca on line carta scrapbooking digitale gratuita e stampala su carta 120 g;
  2. usa un divisorio originale come template appoggiandolo sulla carta e tracciandone il bordo con una matita;
  3. taglia lungo la matita tracciata e realizza i fori.

FINITO!

Facile no?! Poi anche decidere di portarli a plastificare, lasciarli come sono. Se non hai accesso a una plastificatrice puoi usare del nastro adesivo trasparenti per “plastificarli” (video qui). Ma ricorda che ..

… il plastificare i divisori e un’alternativa assolutamente non necessaria.

Può essere necessaria solo se utilizzate carta molto leggera, caratteristica per cui questo genere di divisori, fatti di carta da regalo ad esempio, necessitano di essere rinforzati, sopratutto vicino ai fori per gli anelli.

Il numero di divisori è assolutamente arbitrario e dipende dalle categorie che sono nella tua lista, ma sono tre i divisori minimi che a mio avviso una qualsiasi agenda deve avere :

  1. To do (Cose da fare);
  2. Calendario;
  3. note.

Il resto è tutto nelle tue mani. E ricorda! Divertiti e non pensare complicato! Comincia a usare i “To do” per annotare le cose che devi fare, il calendario per i tuoi appuntamenti, e le note per tenere una traccia delle cose che non vuoi dimenticare o di informazioni utili che vuoi avere a portata di mano.

Ma un consiglio spassionato! L’agenda non deve essere bella, deve essere funzionale. Un posto sicuro dove contenere dai bigliettini che ti lasciano i colleghi sulla scrivania alle idee più disparate che ti saltano in mente. Per renderla più interessante puoi usare i masking tape o post it simpatici ma …

L’agenda va vissuta. Se non la vivi, non è una agenda, è solo qualcosa di bello da mostrare su Instagram.

Spero con questa breve guida di aver risposto alle molte domande che mi arrivano nella buca delle lettere. Se hai altre domande alle quali non ho risposto lasciale qui con un commento o scrivimi una mail a : mylasteureka@gmail.com

Baci e abbracci

Diana

Searching the way to visualize your time? Use mylasteureka stickers!

Doesn’t matter your system here!

Are you loving kikki.k, Filofax or Midori? Print out today your DayDex stickers and start now to be more organized!

Schermata 2015-03-03 alle 20.38.45link here

Do you like this idea? Would you like more freebies stickers?

like this post and write a comment below with the sticker that you would like to find on my blog.

(^.^)

D

[eng] Filofax Flex & DIY Fish insert tutorial

I found an amazing way to fill my Filofax flex with my favorite Fish insert kit, and I create a faux midori using a smooth dark Filofax flex that I bought in sale more of one month ago.

The idea came to my mind since in the Italian planner community a lot of person buy first generation Filofax flex for few euro and now are looking for a 2015 without any results. In fact in Italy and others country Filofax didn’t release 2015 calendar for flex but only notebook.

Let’s see what I did with some useful pictures.

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I take a hold piece of paper 100 g and I cut it out as Lucy In wonderland before did to create a MTN from a flex {link here} and I add a elastic rubber band. Now I prepare my insert, printing out Fish’s inserts at the 95 % of size. Be sure to make some trial before to print all files, the proportion could be affect by the printer model.

Since the insert that I purchase was for Filofax personal the pages are not in booklet mode so I had to cut the pages in the center and arrange that in the correct order.

At the end I simply ad a elastic band directly to my flex making a hole using a skin puncher, but of course, you could use other instrument that you have at home, like a puncher or the end of scissors (be careful).

And it’s done. All process take like 30 min, and you have a compact LifeMapping planner to take with you everywhere 😉

look at the video here

Xoxo

D

5 motivi per portare con se un agenda cartacea.

1) l’agenda non ha mai la batteria scarica;
La prima cosa che rispondo ad amici e colleghi quando mi chiedono “sei un bioinformatico, perché non usi google calendar?” è proprio questo. Mi è capitato innumerevoli volte di essere in una riunione, il boss da una scadenza, io prendo il mio amato smartphone per segnarla e … Sorpresa! La batteria é completamente a secco. Allora lo segnavo la data in un angolo di un foglio da stampante che puntualmente recuperavo per prendere note e che al 99% delle volte finiva perso, o meglio, disperso, nella mia borsa delle mille meraviglie.

2) mettere i pensieri su carta aiuta ad aumentare il senso di concretezza;

Tenere un registro cartaceo delle attività svolte è mettere nero su bianco pensieri o immagini aiuta a colmare quel sentimento di vuoto che solitamente insorge alla sera quando pensate “oggi non ho fatto nulla”. E davvero difficile mentire a se stessi avendo davanti una lista concreta delle attività svolte. Così come è più semplice risolvere un problema se si ha visivamente davanti.

3) zittisce la scimmia nel cervello;

Questo video è abbastanza esplicativo:

gtd

4) si ha sempre con se un pezzo di carta e una penna;

Quante volte si ha bisogno di scrivere un nome o un codice da dare a un’altra persona?! Ci vorrebbe un foglietto è una penna, giusto?!

5) non stanca la vista.
Dopo aver passato ore sul computer è bello poter guardare qualcosa di diverso da uno schermo elettronico. Inoltre è risaputo che continuare a usare dispositivi elettronici non aiuta ad addormentarmi e riposare meglio la notte.

E tu? Tu usi una agenda cartacea oppure preferisci un app? Se preferisci un app quale usi?

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DIY-Fish #1

{ITA} Oggi ho acquistato un mese di prova da Sheng Chen (DIY-Fish) ma essendo non ancora Novembre ho pensato di stampare delle pagine doppie e ridatarle con l’ausilio di TAB di carta e colla roll permanente o masking set pastello. Nella foto vedete il risultato finale.

{ENG}Today, I bought DIY – Fish insert in travel version. Since, isn’t November yet I arrange my new planner setup printing out some extra pages and relabeling them using paper tabs or the masking set. In the figure you can se the final result.

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